こんにちは。デザイナのTです。この方は千葉西総合病院の井上様です。
こちらの井上様にはるばる弊社までご足労いただき、
お問い合わせ・採用フォームのシステムについての講義をしていただきました。

システム部、病院チーム総出で会議室はぎゅうぎゅう。ちなみに社内飲み会の時もこんな感じです。

 
さて、弊社でもほとんどのWEBサイトにフォームを取り入れておりますが、
そもそもフォームを取り入れることのメリットって何でしょうか？

・お客さん(ユーザー)が時間、場所を選ばずすぐに質問ができるという手軽さ
・受け手(管理者)がそれらの質問をパソコンにデータとして保存しておける確かさ

例えばこういった点が挙げられると思います。

もちろん、ただデータを溜めるだけでは何も進みません。
ここで重要になるのが、データの「管理法」と「操作法」です。

「管理法」データの共有

例えば、ある担当者のパソコンのメーラーだけで管理していた場合。
担当者が変わり今までのやりとりのデータがなくなってしまうと、
また一から同じ返答をしてもらわないといけない、ということになってしまいます。
容量も悪い上にユーザーにとっても面倒です。

しかしこのやりとりの履歴が共有のサーバにあれば、
誰でもログを確認できるので前後の流れを把握できる、ということですね。

 

また井上様曰く、病院宛てにくる問い合わせは何度も質問されるものが多いそうです。
通常勤務で忙しい先生方をその都度つかまえて答えを尋ねていたらキリがないですよね。
こうした時も、「以前同じような質問を受けた」という履歴が残っていれば
その時の対応に習って対応することができます。
ムだなやりとりをせずに済むので、ストレスも軽減されますね！

「操作法」データの扱い

前述の通り、病院の先生方は基本的にお忙しいので、
いかにデータを取り扱いやすくして素早く対応できるかも重要なポイントです。

例えばひとつの問い合わせに対し、以後のやりとりをスレッドで管理できると行動の流れがわかりやすくなります。
特に複数人で管理する場合は、一見で流れを把握させることが大事ですよね。

また、問い合わせに対してアクションを行ったかどうか、
確認が必要な場合などにメモを残すといった機能をつけることで、サーバ内でのやりとりだけで状況を共有することができます。
更に問い合わせの文章中のキーワードに対する解説を辞書機能として登録しておけば、
何度も尋ねられる質問に対してもすぐに回答することができます。

ついついフォームそのものの使いやすさにばかり注視してしまいがちですが、
それらのデータを管理する「ウラ側」のシステムの使いやすさの重要性について、認識を改めることができた講義でした。

貴重なお時間、ありがとうございました！